1. Понятие материальные ресурсы
Материальные ресурсы — это различные виды сырья, матери­алов, топлива, энергии, комплектующих, полуфабрикатов, которые хозяйствующий субъект закупает для использования в хозяйствен­ной деятельности с целью выпуска продукции, оказания услуг выполнения работ.
1.1 Классификация и значение материальных ресурсов в организации
1.1.1 Материально-технические ресурсы.
Ресурсы подразделяются на трудовые, финансовые, природные, материальные, энергетические и производственные.
Трудовые ресурсы — это часть населения страны, участвующая в создании валового национального продукта (ВНП) в соответствии со своим образовательным и профессиональным уровнем. Это важнейший элемент экономического потенциала страны.
Финансовые ресурсы — это денежные средства, находящиеся в распоряжении государства, объединений, предприятий, организаций и учреждений. В состав финансовых ресурсов входят прибыль, амортизационные отчисления, взносы в бюджет государственного социального страхования, средства населения, мобилизуемые государством в финансовую систему.
Природные ресурсы — часть естественной среды, используемая или пригодная для использования обществом в целях удовлетворения материальных и духовных потребностей людей. Природные ресурсы классифицируются на минеральные, земельные, водные, растительные и животные, атмосферные.
Материальные ресурсы — совокупность предметов и объектов труда, комплекс вещей, на которые человек воздействует в процессе и с помощью средств труда в целях приспособления их для удовлетворения своих потребностей и использования в процессе производства (сырье и материалы).
Энергетические ресурсы — носители энергии, используемые в производственно-хозяйственной деятельности. Они классифицируются: по видам — уголь, нефть и нефтепродукты, газ, гидроэнергия, электроэнергия; по способам подготовки к использованию — природные, облагороженные, обогащенные,переработанные, преобразованные; по способам получения — со стороны (с другого предприятия), собственного производства; по кратности использования — первичные, вторичные, многократного использования; по направлению использования — в промышленности, сельском хозяйстве, строительстве, на транспорте.Производственные ресурсы (средства труда) — вещь или совокупность вещей, которые человек помещает между собой и предметом труда и которые служат для него в качестве проводника воздействия на него в целях получения необходимых материальных благ. Средства труда еще называют основными фондами, которые в свою очередь классифицируются на ряд групп.
1.1.2 Первичные и производные материальные ресурсы.
Материально-технические ресурсы — это собирательный термин, которым обозначаются предметы труда, используемые в основном и вспомогательном производстве. Главным признаком классификации всех видов материально-технических ресурсов является их происхождение. Например, получение черных и цветных металлов (металлургия), получение неметаллов (химическое производство), получение изделий из древесины (деревообработка) и др.
Материально-технические ресурсы классифицируются также по назначению в производственном процессе (изготовление полуфабрикатов, комплектующих изделий, конечной готовой продукции). Для материальных ресурсов вводятся дополнительные классификационные признаки: физико-химические свойства (теплопроводность, теплоемкость, электрическая проводимость, плотность, вязкость, твердость); форма (тела вращения — пруток, труба, профиль, уголок, шестигранник, брус, рейка); габариты (мелкие, средние и крупные размеры по длине, ширине, высоте и объему); физическое (агрегатное) состояние (жидкие, твердые, газообразные).
Материальные ресурсы, в зависимости от их назначения в производственно-технологическом процессе, укрупненно классифицируются на следующие группы: сырье (для производства материальных и энергетических ресурсов); материалы (для основного и вспомогательного производства); полуфабрикаты (для дальнейшей обработки); комплектующие изделия (для изготовления конечного продукта); готовая продукция (для обеспечения потребителей товарами).
1.1.3 Вторичные материальные ресурсы.
Под отходами понимаются остатки сырья, материалов, полуфабрикатов, образовавшиеся при производстве продукции или выполнении работ и утратившие полностью или частично исходные потребительские свойства. Кроме этого, отходы образуются в результате демонтажа и списания деталей, узлов, машин, оборудования, установок, других основных фондов. К отходам относятся изделия и материалы, вышедшие из употребления у населения и утратившие свои потребительские свойства в результате физического или морального износа.
Вторичные материальные ресурсы включают все виды отходов, в том числе и те, для которых в настоящее время отсутствуют технические, экономические или организационные условия использования. В этой связи следует отметить, что с увеличением объемов производства товаров производственного и потребительского назначения постоянно будут возрастать и объемы вторичных материальных ресурсов. Они имеют свою классификацию по месту образования (отходы производства, потребления), применению (используемые и неиспользуемые), технологии (подлежащие и неподлежащие дополнительной обработке), агрегатному состоянию (жидкие, твердые, газообразные), химическому составу (органические и неорганические), токсичности (ядовитые, неядовитые), месту использования, величине объемов и др.
1.2 Определение потребности организации в материальных ресурсах
Определение потребности в материальных ресурсах можно осуществить тремя методами: детерминированным - на основе планов производства и нормативов расхода; стохастическим - на основе вероятностного прогноза с учетом потребностей за прошлые периоды; оценочным - на основе опытно-статистической оценки. Выбор метода зависит от особенностей материальных ресурсов, условий их потребления и наличия соответствующих данных для проведения необходимых расчетов. Наиболее распространен метод прямого счета, основанный на программе выпуска продукции и нормах расхода материалов на единицу выпускаемой продукции. Его называют поиздельным. Расчеты при этом методе производятся по формуле: Р = Ни * Пн; Нд – норма расхода; Пд – программа производства детали в плановом периоде. При методе по типовым представителям потребность в материальных ресурсах определяется по формуле: Р = Нтип * Побщ; Нтип – норма расхода материалов на изготовление типового представителя; Побщ – общая программа производства изделий данной группы. Данные методы применяются для определения потребности в сырье, основных и вспомогательных материалах, входящих в состав выпускаемой продукции.
Статистические методы определения потребности в материальных ресурсах основываются на использовании данных о фактическом расходе материальных ресурсов за прошлые периоды с учетом изменения структуры и объемов производства, а также норм расходов ресурсов, обусловленных использованием новой техники и совершенствованием организации производства Потребность в ресурсах определяется при этом по формуле: Рп = Рпр – Кпр * Кп; Pп, Рпр – плановая потребность и фактический расход материальных ресурсов, соответственно в планируемом и прошлом периодах; Кпр, Кп – коэффициенты динамических изменений соответственно производственной программы и расхода материальных ресурсов.
1.3Хранение сырья и материалов, подготовка их к движению.
Для бесперебойной работы предприятию необходимы запасы основного сырья и материалов, вспомогательного сырья и материалов, а также быстроизнашиваемых производственных средств. Такие запасы сырья и материалов необходимы для того, чтобы обеспечить возможность производства собственной продукции до срока поступления следующей партии и при этом, обеспечить возможность изменений потребности сырья и материалов при поставке.
Таким образом, запасы сырья и материалов на предприятии колеблются между их минимальным значением и наибольшим значением необходимых запасов.
Минимальное количество запасов состоит из:
- календарного запаса (этот запас служит для преодоления отрезка времени от доставки сырья и материалов до их складирования, т. е. отрезка времени, необходимого для разгрузки, проверки и регистрации поступившего сырья и материалов),
- необходимые для складирования запасы  (так называемый запас сырья и материалов, который требует выполнения определенных правил хранения и только через определенное заданное время приобретает свою производственную ценность, например), обусловленного технологическим процессом запаса сырья и материалов (запас, который предусмотрен для поддержания необходимого режима или рабочего состояния технологического процесса производства);
- аварийного запаса (запас, который должен всегда быть в наличии для выравнивания непредвиденных изменений).
Разница между преобладающим значением обоснованного минимального запаса и преобладающим значением экономически и организационно обоснованного наибольшего запаса и является текущим запасом сырья и материалов.[Бушуев В.В., Новоселов Е.Ф., Панов С.В. Основы предпринимательства. Под ред. Рогача В.И. - Киев: BHV, 2004. – 364с. С.7-8.]
В то время как минимальный запас сырья и материалов является стабильной величиной, текущий запас подвержен постоянным колебаниям от поставки к поставке (за интервал времени между двумя поставками).
А общий запас сырья и материалов определяется как сумма минимального запаса и среднего текущего запаса сырья и материалов.
Предприятие должно контролировать минимальный запас сырья и материалов и отклонения, а также должен гарантировать в любое время критическое количество сырья и материалов, необходимых для поддержания заданного режима выпуска предприятием собственной продукции.
Так как осуществление запасов сырья и материалов требует дополнительного капиталовложения, то, исходя из экономической рациональности производства, следует стремиться к тому, чтобы выпускалась продукция, не требующая запасов сырья и материалов, т. е., необходимо стремиться к бесперебойной поставке всего необходимого для выпуска собственной продукции.
Это положение уже частично реализуется в высокоразвитых промышленных отраслях  (например, в автомобилестроении).
Для этого предприятия - поставщики сырья и материалов должны быть тесно связаны в едином производственном ритме выпуска продукции. Если же в производственной практике предприятия-поставщики сырья и материалов в едином производственном ритме не задействованы, то, таким образом, должен быть обеспечен оптимальный запас сырья и материалов там, где должен быть предотвращен риск, вследствие сведенных к минимуму текущих поставок сырья и материалов, посредством повышения минимального запаса сырья и материалов.
Планирование производственных запасов на предприятии должно основываться на расчете объективной потребности в конкретных видах материальных ресурсов с гарантированным обеспечением процесса выполнения производственной программы и других видов хозяйственной деятельности предприятия.
При этом необходимо учитывать издержки, связанные с созданием и хранением производственных запасов. Основной задачей планирования запасов на предприятии в связи с этим является определение оптимального соотношения между величиной производственных запасов и издержками на их создание и хранение. На издержки производства оказывают влияние не только затраты на создание и хранение запасов, но и их отсутствие в определенных  производственно-хозяйственных ситуациях.[Ахьюджа Х. Сетевые методы управления в проектировании и производстве. - М.: Мир, 1999. – 456с. С.305-307.]
Рассмотрим наиболее распространенные виды издержек на создание и хранение производственных запасов:
- затраты на поддержание запасов, то есть связанные с владением запаса:
- коммерческие затраты - проценты за кредит; страхование; налоги на капитал, вложенный в запасы;
- затраты на хранение - содержание складов (амортизация, отопление, освещение, заработная плата персоналу и т. д.); операции по перемещению запасов;
- затраты, связанные с риском потерь вследствие: устаревания, порчи, продажи по сниженным ценам, замедления темпов потребления данных видов материальных ресурсов;
- потери, связанные с упущенной выгодой от использования вложенных в производственные запасы средств в другие альтернативные направления: увеличение производственной мощности, снижение себестоимости продукции; капиталовложения в другие предприятия.
- затраты на управление производственными запасами:
- на обучение управленческого и технического персонала;
- на содержание управленческого и технического персонала.
- не менее разнообразны виды затрат, связанных с дефицитом запасов, то есть возникающие на предприятии при отсутствии необходимых материальных ресурсов:
- затраты на ускорение доставки необходимых материалов: расходы на связь и разъезды; премии за быструю доставку материалов; удорожание за счет поставки малых партий материалов;
затраты, связанные с корректировкой производственной программы, ускорения отгрузки готовой продукции, изготовленной с нарушением графика;
- коммерческие убытки и расходы; потери прибылей и рост доли накладных расходов, связанных с сокращением объема продаж из-за отсутствия в запасах необходимых материальных ресурсов.[ Борманн Д., Воротина Л.И., Федерманн Р. Менеджмент. Предпринимательская деятельность в рыночной экономике: Пер. с нем. - Гамбург: 2002. – 315с. С. 302-303.]
Также можно обобщенно отметить позитивные аспекты наличия значительных производственных запасов. Позитивный аспект заключается в том, что обеспечиваются высокий уровень обслуживания потребителей продукции и гарантированный ритм работы предприятия.

2. Движение материальных ресурсов

Все детали на производстве изготавливаются не штучно, а различными партиями – это сокращает вспомогательное и подготовительное время. Но если детали запускаются в производство поштучно и последовательно, то и все технологические операции по каждой детали могут быть выполнены исключительно последовательно. А, если производство запускает детали партиями появляется возможность варьирования.
Вследствие этого детали обрабатывают тремя способами или видами движения Материальных Ресурсов: последовательным, параллельным и параллельно-последовательным.

2.1 Формы и виды движения материальных потоков в производстве
При последовательном виде движения каждая последующая операция начинается только после окончания изготовления всей партии предметов труда на предыдущей операции. При таком виде движения получается наибольшая длительность производственного цикла и также снижаются все производные техноэкономические показатели: использование производственной мощности, объем незавершенного производства, величина связывания оборотных средств, себестоимость продукции и др.
Для того, чтобы сократить длительность цикла и достичь непрерывности производственного процесса, применяют паралельно-послебовательный способ. Его сущность заключается в разделении всей обрабатываемой партии на трансфертные (передаточные) партии. Подбор транспортных партий позволяет добиться непрерывности выполнения операций над партиями деталей, что обеспечивает возможность максимальной загрузки оборудования и рабочих.
При организации параллельно-последовательного движения возможны два варианта сочетания операций: а) последующая операция продолжительнее предыдущей; б) последующая операция менее продолжительна, чем предыдущая. Может быть и равенство операций.
Еще больше сократить технологический цикл можно, используя параллельный вид движения предметов труда по операциям, суть которого заключается в том, что транспортные партии или отдельные детали передаются на следующие операции сразу после их обработки на данной операции, что исключает прослеживание деталей. Однако по причине продолжительности отдельных операций на соответствующих рабочих местах образовываются простои оборудования и рабочих. Возникает проблема заполнения перерывов другими работами, что не всегда возможно, поскольку другая работа, как правило, требует переналадки оборудования.
Единственным вариантом, когда процесс идет непрерывно на всех рабочих местах, является тот, при котором продолжительности всех технологических операций либо равны, либо кратны друг другу. Кратность продолжительностей операций позволяет уравнять их путем увеличения на соответствующих операциях числа рабочих мест. Поэтому параллельный способ обычно применяется в крупносерийном и массовом производствах поточного типа. Последовательный вид движения используют в единичном и мелкосерийном производстве при технологическом принципе создания цехов и участков, а параллельно-последовательный - в серийном и массовом производстве, а также в единичном и мелкосерийном в условиях гибких автоматизированных производств.[ http://www.startlogistic.ru/]
2.2 Документальное оформление материальных ресурсов.
После принятия  Закона  о  бухгалтерском  учете  402-ФЗ  от  06.12.2011  г.  экономическим  субъектам  была  предоставлена  возможность  самостоятельно  разрабатывать  формы  первичных  учетных  документов, содержкание которых включало перечень обязательных реквизитов[Федеральный  закон  от  06  декабря  2011  г.  №  402-ФЗ  «О  бухгалтерском  учете».].  Но  государственные организации  все же должны соблюдать  требований  бюджетного  законодательства  в  части  документирования  хозяйственной  деятельности.
Операции  с  материальными  запасами  отражаются  на  основании  первичных  документов:  по  формам,  утвержденным  приказом  Минфина  РФ  от  15.10.2010  №  173н  [Приказ  Минфина  России  от  15.10.2010  №  173н  «Об  утверждении  форм  первичных  документов  и  регистров  бухгалтерского  учета,  применяемых  государственными  учреждениями  и  Методических  указаний  по  их  применению».],  составленных по  формам,  разработанным  самим  учреждением,  оформляемых  контрагентами  учреждения.  В  таблице  1 представлены  основные  первичные  документы  по  видам  движения  материальных  [Энциклопедия  решений.  Первичные  документы  по  учету  материальных  запасов,  применяемые  в  госучреждении ].

Основные  первичные  документы  по  учету  материальных  запасов
Наименование 
документа Виды  материальных  запасов Кто  оформляет Комментарии
1 2 3 4
1)  Поступление  материальных  запасов
Товарно-сопроводительные  документы Все  виды  материальных  запасов Контрагенты  (поставщики) Включают:  накладная  (ф.ТОРГ-12),  товарно-транспортная  накладная  (ф.1-Т),  транспортная  накладная,  товарный  чек,  Акт  о  приеме-передаче,  Извещение
Документы,  подтверждающие  получение  материальных  запасов   
Акт  о  приемке  материалов  (ф.0315004)    Профильная  комиссия  учреждения  с  участием  материально  ответственного  лица  и  представителя  поставщика Составляется  при:  выявленном  расхождений  фактического  наличия  с  данными  документов,  при  принятии  к  учету  материалов  от  ликвидации  (разбора,  утилизации),  проведения  демонтажных  и  ремонтных  работ  по  объектам  основных  средств
Требование-  накладная  (ф.0315006) Принятие  к  учету:  материальных  запасов  по  фактической  стоимости,  сформированной  при  их  приобретении,  изготовлении,  готовой  продукции Материально  ответственное  лицо  подразделения,  сдающего  материальные  ценности
Передающая  сторона Форма  документа,  Указания  по  его  применению  и  заполнению  утверждены  постановлением  Госкомстата  России  от  30.10.97  №  71а
Справка  (ф.0504833) Материальные  запасы  —  предметы  лизинга Бухгалтерия Принятие  к  учету  материальных  запасов  по  фактической  стоимости,  сформированной  при  их  приобретении  по  договору  лизинга
2)  Внутреннее  перемещение  (изменение  ответственных  лиц)
Требование-накладная  (ф.0315006) Любые  виды  материальных  запасов Материально  ответственное  лицо  структурного  подразделения,  сдающего  материальные  ценности

Бухгалтерия
Меню-требование  на  выдачу  продуктов  питания  (ф.0504202) Продукты  питания    
Ведомость  на  выдачу  кормов  и  фуража  (ф.0504203) Корма  и  фураж  для  кормления  рабочего  скота  и  других  животных    
Ведомость  выдачи  материальных  ценностей  на  нужды  учреждения  (ф.0504210) Материальные  ценности  для  хозяйственных,  научных  и  учебных  целей    
3)  Выбытие  материальных  запасов
Меню-требование  на  выдачу  продуктов  питания  (ф.0504202) Продукты  питания Материально  ответственное  лицо  подразделения,  сдающего  материальные  ценности

Бухгалтерия Составляется  ежедневно,  согласно  нормам  раскладки  продуктов  питания  и  численности  довольствующихся  лиц
Ведомость  на  выдачу  кормов  и  фуража  (ф.0504203) Корма  и  фураж  для  рабочего  скота  и  других  животных    
Ведомость  выдачи  материальных  ценностей  на  нужды  учреждения  (ф.0504210) Материальные  ценности  для  хозяйственных,  научных  и  учебных  целей    
Требование-накладная  (ф.0315006) Любые  виды  материальных  запасов    Оформляется  и  при  реализации  готовой  продукции
Путевой  лист  (0340002,  0345001,  0345002,  0345004,0345005,0345007) Все  виды  топлива    
Накладная  на  отпуск  материалов  на  сторону  (ф.0315007) Реализуемые:  готовая  продукция,  товары,  иные  материальные  запасы

Материальные  запасы,  передаваемые  учреждением  безвозмездно    Форма  утверждена  постановлением  Госкомстата  России  от  30.10.1997  №  71а
Товарно-сопроводительные  документы     Безвозмездная  передача  материальных  запасов  дополнительно  оформляется  Извещением  (ф.0504805)
Документы,  подтверждающие  реализацию  (отгрузку,  передачу)  учреждением  материальных  запасов   
Акт  о  списании  материальных  запасов  (ф.0504230) Все  виды  материалов  (за  исключением  мягкого,  хозяйственного  инвентаря,  посуды) Комиссия  учреждения Для  оформлении  списания  материальных  запасов:  израсходованных  (на  основании  документов,  утвержденных  руководителем  учреждения),  пришедших  в  негодность  по  физическому  износу,  выбывших  по  недостаче,  хищению,  потерям  при  стихийных  бедствиях,  иных  действиях.
Списание  посуды  по  данным  Книги  регистрации  боя  посуды  (ф.0504044)
Акт  о  списании  мягкого  и  хозяйственного  инвентаря  (ф.0504143) Мягкий  инвентарь,  хозяйственный  инвентарь,  посуда   
Таблица  1.
Основные  первичные  документы  по  учету  материальных  запасов
  Документы, указанные в таблице 1,  после  обработки  должны  быть  отмечены,  для  чтобы  не  было их повторного проведения,  например,  может  быть  указана  бухгалтерская  проводка и дата  записи.
Также  учреждение  может самостоятельно  разрабатывать  формы  первичных  документов, но их  перечень  необходимо  утвердить  учетной  политикой  или  приказом  руководителя.  Это  допустимо  для  тех  хозяйственных  операций,  по  которым  не  предусмотрены  типовые  формы.
Аналитический  учет  материалов  ведется  на  основании  первичных  учетных  документов  в  регистрах  учета,  бухгалтерией  и  материально  ответственными  лицами  таблица  2 [Энциклопедия  решений.  Регистры  бухгалтерского  учета,  применяемые  в  госучреждении  для  учета  материальных  запасов].
При  этом  аналитический  учет  готовой  продукции  и  товаров,  переданных  на  реализацию,  ведется  отдельно.

Регистры  аналитического  бухгалтерского  учета  для  учета  материальных  запасов
Наименование  регистра Объекты  материальных  запасов Примечание
1 2 3
1)  Формирует  и  ведет  бухгалтерия  учреждения
Карточка  количественно-суммового  учета  материальных  ценностей  (ф.0504041) Все  виды  материальных  запасов  (кроме  продуктов  питания,  молодняка  и  животных  на  откорме) Записи  осуществляются  на  основании  документов  оформленных  контрагентами,  приложенных  к  Журналам  операций  (ф.0504071)
Накопительная  ведомость  по  приходу  продуктов  питания  (ф.0504037) Продукты  питания Записи  на  основании  первичных  (сводных)  учетных  документов  в  количественном  и  стоимостном  выражении
Накопительная  ведомость  по  расходу  продуктов  питания  (ф.050438)    На  основании  Меню-требований  (ф.0504202),  других  документов,  прилагаемых  к  Накопительной  ведомости  (ф.0504038).  Итоговые  данные  помесячно  отражаются  в  Журнале  операций  по  выбытию  и  перемещению  нефинансовых  активов  (ф.0504071)
Оборотная  ведомость  по  нефинансовым  активам  (ф.0504035) По  всем  материальным  запасам Формируется  для  обобщения  информации  о  наличии,  стоимости  продуктов  питания,  контроля  соответствия  учетных  данных  по  материальным  запасам,  формируемых  материально  ответственными  лицами,  данным  на  соответствующих  счетах  аналитического  учета  и  данным  Главной  книги  (ф.0504072)
Книга  учета  животных  (ф.050439) Молодняк  и  животные  на  откорме Учет  обеспечивает  информацией  о  движении,  количестве,  иных  сведениях  о  животных
2)Формируют  и  ведут  материально  ответственные  лица
Книга  учета  материальных  ценностей  (ф.0504042) Все  виды  материальных  запасов Учет  в  местах  хранения  материальных  ценностей  Контролируют  ответственные  лица
Карточка  учета  материальных  ценностей  (ф.0504043)    Ведется  при  ограниченном  объеме  наименований  материальных  запасов
Книга  регистрации  боя  посуды  (ф.0504044) Разбитая  посуда Контролируется  Комиссией  по  поступлению  и  выбытию  активов

Таблица №2

В  бухгалтерии  синтетический  учет  операций  по  материальным  запасам  производится  в  Журналах  операций  на  основании  первичных  учетных  документов  [Бухгалтерский  учет  в  государственных  и  муниципальных  учреждениях/Под  ред.  Г.Ю.  Касьяновой  (2-е  изд.,  перераб.  и  доп.).  М.:  АБАК,  2013].
Регистры  синтетического  учета  материальных  запасов
Наименование  регистра Операции  учета Примечание
1 2 3
1)  формирует  и  ведет  бухгалтерия
Журнал  операций  по  выбытию  и  перемещению 
нефинансовых  активов  (ф.0504071) Операции  с  материальными  запасами  по:  выбытию,  перемещению,  принятию  к  учету  в  сумме  фактических  вложений,  увеличение  фактической  (балансовой)  стоимости  на  сумму  фактических  затрат Данные  оборотов  по  счетам  по  истечении  месяца 
заносятся  в 
Главную  книгу  (ф.0504072)
Журнал  операций  расчетов  с  поставщиками  и 
подрядчиками  (ф.0504071) Поступление  материальных  запасов  по  фактической  стоимости  их  приобретения  (изготовления)
Журнал  операций  расчетов  с  подотчетными  лицами  (ф.0504071)   
Журнал  по  прочим 
операциям  (ф.0504071) Операции,  которые  не  отражаются  в 
вышеуказанных  журналах

Таблица №3

Таким  образом,  поступившие материалы  отражаются  в  синтетическом  учете  в  четырех  журналах  операций, в зависимости от характера приобретений.
В  отличие  от  первичных  документов,  формы  регистров  являются  унифицированными  для  учреждений  всех  уровней.  Регистры  учета  при  наличии  возможностей  могут  формироваться  в  электронном  виде  с  применением  электронной  цифровой  подписи,  однако  отдельные  из  них  рекомендуется  также  формировать  и  на  бумажных  носителях  для  хранения  информации.
Хранение  документов  по  учету  материальных  запасов  осуществляется  в  соответствии  с  требованиями  нормативных  документов  и  составляет  не  менее  5  лет.  При  этом,  должна  быть  обеспечена  защита  документации  от  несанкционированного  исправления. Движение  документации  в  учреждении  должно  регламентироваться  графиком  документооборота,  который  позволяет  оптимизировать  учетную  работу  и  контрольные  мероприятия  в  организации.  График  документооборота  содержит:  перечень  работ  с  документами  по  подразделениям,  сведения  об  исполнителях,  сроках  выполнения.  График  документооборота  включается  в  состав  учетной  политики  учреждения  в  качестве  приложения,  либо  может  быть  утвержден  отдельным  приказом.  Работники  учреждения,  задействованные  в  документообороте,  получают  выписку  из  документооборота  с  указанием  документов,  сроков  предоставления,  отделов-получателей.  Контроль  за  исполнением  графика  руководитель  может  оставить  за  собой,  возложить  на  службу  внутреннего  контроля  или  отдельных  должностных  лиц  организации.  Грамотно  составленный  график  документооборота,  при  его  соблюдении,  обеспечивает  качественный  уровень  работы  бухгалтерской  службы  во  взаимодействии  с  подразделениями  учреждения,  реализацию  задач  материального  учета,  в  том  числе  и  в  области  внутреннего  контроля.
Документирование  фактов  хозяйственной  жизни  по  установленным  формам  первичных  документов,  ведение  регистров  с  набором  обязательных  реквизитов  является  важным  условием  надлежащего  бюджетного  учета  материальных  запасов  в  процессе  осуществления  государственными  учреждениями  своей  деятельности.

3. Моделирование движения материальных ресурсов.

В процессе  моделирования движения МР должно достигаться строгое взаимодействие органов управления на всех стадиях производственного процесса от получения сырья до реализации продукции с целью выполнения плана поставок сырья и готовой продукции в необходимом количестве, нужного качества, в нужное время и место с минимальными совокупными затратами.
В основе такого моделирования лежит производственная программа, в рамках которой разрабатываются детализированные плановые задания для каждого производственного подразделения (цеха, участка, рабочего места) на определенный период времени, а также осуществляется текущее руководство производственного процесса и контроль его хода.
Моделирование движения МР по сфере действия и подчинённости подразделяется межцеховое (на уровне предприятия) и внутрицеховое (на уровне цеха).
Межцеховое позволяет согласовывать деятельность производственных цехов предприятия по изготовлению деталей, узловой сборке и изделий. Координация деятельности на этом уровне позволяет распределить годовую и квартальную производственную программу предприятия во времени и по производственным подразделениям с тем, чтобы месячная программа каждого цеха и участка с учетом переходящих работ соответствовала их пропускной способности и согласовывалась со сроками комплектации и сдачи готовой продукции на склад.
На этом уровне идет разработка производственных заданий цехам и участкам основного, вспомогательного и обслуживающего производств на короткие отрезки времени в виде графиков с указанием сроков запуска-выпуска продукции.
Внутрицеховая месячная программа производства цеха распределяется по дням и по рабочим местам, которая согласовывается с работой участков и рабочих мест основного и вспомогательного производств, при этом с учитывает их полную загрузку и достижение по сокращению производственного цикла изготовления конечного изделия.
На данном уровне разрабатываются сменно-суточные задания, в которых указывается номенклатура и количество изделий, подлежащих изготовлению в предстоящие сутки. На уровне рабочих мест разрабатываются рабочие наряды, в которых указывается шифр изделий, их количество, наименование операций и норма времени.
Основой моделирования служат различные системы оперативно-календарных расчетов, которые представляют собой методики выполнения плановых работ, включающие определение: планово-учетной единицы (первичного объекта планирования и учета объема производства); календарно-плановых нормативов (основных расчетных показателей моделирования хода производства); оформление плановой и учетной документации.
В соответствии с планово-учетной единицей выделяют шесть основных систем расчетов, которые зависят от производственных условий и, в основном, от типа производства. Некоторые наиболее типичные системы представлены в таблице 4.
Основные системы оперативно-календарных расчетов.
Модель
оперативно-календарных расчетов Планово-учетная единица Календарно-плановые нормативы
Единичное и мелкосерийное производство
Позаказная Заказ Длительность производственного цикла; сроки опережения по цехам; сроки запуска-выпуска заказов в производстве; коэффициент загрузки оборудования.
Серийное производство
Покомплектная Комплект узлов и деталей Размер партии выпуска; длительность производственного цикла; опережения; нормативы незавершенного производства; размер заделов; сроки запуска-выпуска.
Разновидностями комплектной системы являются:
Комплектно-узловая Комплект деталей образующих сборочный узел
Комплектно-групповая Групповой комплект деталей имеющих одинаковый технологический маршрут
Машино-комплектная Комплект деталей, в основе которого изделие, имеющее наибольший удельный вес в производственной программе
Сутко-комплектная Комплект деталей, сформированных исходя из суточной потребности в деталях
Крупносерийное и массовое производство
Подетальная Деталь Такт поточной линии; размеры заделов (межоперационных, страховых, оборотных, транспортных); длительность производственного цикла; сроки опережений и сроки запуска-выпуска (см. п. 7)
Таблица 4

Более совершенная система моделирования движения носит название маршрутной системы. Планово-учетной единицей данной модели является маршрутный комплект деталей (комплект деталей одного или нескольких заказов), изготовляемый на одном предметно-замкнутом участке по типовому технологическому маршруту. К данной модели относится совокупность показателей: комплектности загрузки оборудования; размера серии изделия; очередность запуска изделий; длительность производственного цикла; маршрутный комплект деталей и т.д.
Для моделирования движения МР характерно использование ряда методов плановых расчетов хода производства: календарный (аналог MRP I), объемно-календарный (используемый в концепциях MRP II и ERP) и перспективный объемно-динамический метод планирования.
Объемно-динамический метод (ОДМ)  более совершенный. Этот метод помогает одновременно учитывать сроки, объем и динамику производства работ, так как и было запланированно номенклатурой выпуска, и полнее использовать располагаемые производственные ресурсы (мощности), поскольку расчеты по данному методу придерживаются объективных законов, а не упрощенных (усредненных) нормативов хода производственного процесса. ОДМ является наиболее перспективным и эффективным методом.
В свою очередь, объемно-календарный метод (ОКМ), традиционно используется в системах MRP II – ERP.
Объемно-календарный метод планирования (ОКМ) обеспечивает совокупною увязку сроков и объемов производимых работ в  системе производства, с возможной пропускной способностью производственных подразделений в целом на весь рассматриваемый временной период. ОКМ сопровождается расчетами производственного цикла изделия и загрузки каждого производственного подразделения по видам работ и применяется при формировании месячных производственных программ.
Календарный метод планирования (КМ), предназначен для определения конкретных сроков хода производства (запуска, выпуска изделий; опережений запуска, выпуск изделий, сборочных единиц относительно выпуска рассматриваемого изделия) каждого наименования выпускаемой продукции. Аналогом КМ на западе является метод планирования материальных потребностей MRP I. КМ основывается на определении производственного цикла изделия и используется для формирования месячной производственной программы.

4. Управление запасами
4.1.Понятие управление запасами и основные модели управления запасами
Запас в работе логистических системах и цепях поставок – есть товарная материальная ценность, которая ожидает потребления. Запас (с англ.stock, inventory) – это то, что приготовлено, собрано для следующего потребления; составляющими запаса выступают информация, финансовые ресурсы или прочие ценности. Запасы различного рода продукции создаются для достижения разнообразных целей, определяемых руководством промышленной торговли. Наиболее типичными целями создания запасов являются: 1)повышение эффективности производства; 2)эффективное обслуживание потребителей; 3) страхование сбоев поставок; 4)защита от повышения закупочных цен; 5)экономия на оптовых скидках; 6)экономия на транспортировке. Запасы в логистике и в управлении цепями поставок образуют товарно-материальные ценности. Запасы имеют производственные предприятия, оптовые компании, предприятия в сфере услуг, логистические посредники, операторы, банки и т.д. Товарно-материальные ценности, из которых формируются запасы в логистике, делят на след. категории объектов: 1) сырье и материалы; 2) незавершённое производство; 3) готовая продукция; 4) товары и 5) отходы.
Сырье и материалы (1) включает товарно-материальные ценности на входе звена цепи поставки. В эту группу входят: сырье, материалы, полуфабрикаты, детали, комплектующие, сборочные единицы, тара, упаковка – эти товарно-материальные ценности используются в производственном процессе и являются исходными составляющими. «см рис. 1».[ Cтерлигова А.Н. Управление запасами. 2009г; стр7] (2) Незавершенное производство(semifinished goods) – это совокупность товарно- материальных ценностей, находящихся в рамках технологических процессов производства готовой продукции, находится на всех производственных предприятиях; незавершенное производство имеется в оптовых компаниях у логистических посредников или операторов, в случае если эти компании предоставляют услуги грузопереработки, упаковки, затаривания и пр. (3) Готовая продукция – товарно-материальные ценности, полностью готовые к реализации.
Готовая продукция, которая вышла за границы предприятия своего производства – это товары «см. рис 1)», с которыми работают розничные и оптовые предприятия, логистические посредники и операторы.  Отходы – это то, что образуется при производстве продукции; представляют собой  товарно-материальные ценности, которые утратили возможность удовлетворять потребность. Отходы накапливают, перевозят на другие производства, утилизируют и перерабатывают.

Запасы формируются в результате пополнения товарно-материальных ценностей входящим мат. потоком или за счет отгрузок, которые формируют входящий материальный поток звена, содержащий запас. «см рис2.»[ Шепелева А.Ю. Управление запасами. Логистика (конспект лекций)]

4.1. Основные модели управления запасами
Чтобы описать движение запасов используется координатная прямая: на оси Х – время; Y- объем запаса. «см рис.3»
Изменение объема запаса во времени – основная проблема обеспечения потребности в запасе данного места хранения. Нужно содержать запас в таком объеме, чтобы, несмотря на постоянное потребление или пополнения запаса, он всегда был доступен в нужном количестве. Из рисунка 3 видно, что для управления запасами у специалистов есть два блока информации: 1-размер заказа и 2- интервал времени между заказами. Исходя из этого, можно сказать, что есть две возможности построить модель управления запасами. Первая  - это модель с фиксированным размером заказа; вторая – модель с фиксированным интервалом времени между заказами, что помогает точно узнать, когда необходимо пополнить запас.  Основные модели управления запасом:
модель управления запасами с фиксированным размером заказа (двухбункерная система (two-bin system));
модель управления запасами с фиксированным интервалом времени между заказами.
Это две основные модели в управлении запасами, все остальные - дополнительные модели основываются на этих двух моделях. Основным недостатком основных моделей заключается  в том, что фиксированное время и объем берутся в среднем значении в единицу времени.

4.1.1 Модель управления запасами с фиксированным размером заказа
Ключевым параметром данной модели  - размер заказа; он строго фиксирован и не меняет свой объем при любых изменениях во время движения запаса. Так как объем восполняющего заказа является исходным данным для расчета других параметров модели, то его необходимо зафиксировать с близким к оптимальному объему заказа.
Суть данной модели заключается в том, что заказы для пополнения запаса делаются в тот момент, когда объем запаса снижается до определенного, например складом, уровня, который равен оптимальному размеру заказа. Параметры по этой модели рассчитываются таким образом, что при соблюдении исходных данных модель гарантирует бездефицитное обслуживание в условиях постоянного потребления запаса. Исходные данные:
объем потребности в запасе, единиц;
оптимальный размер заказа, единиц;
время выполнения заказa, дни;
возможная задержка поставки, дни.
Расчетные параметры «см табл 1»:
           1)  максимально желательный запас, единиц;
           2)  пороговый уровень запаса, единиц;
           3)  страховой запас, единиц.

Максимальный желательный запас в отличие от 2) и 3) не имеет прямого воздействия на движение запасов, этот параметр определяется для лучшего понимания того, насколько стоит загрузить площадь, чтобы минимизировать различные затраты. Пороговый уровень запаса определяет уровень запаса, при достижении которого необходим новый заказ для пополнения запаса. Объем заказа рассчитывается так, чтобы заказ поступил того, когда уровень запаса снижается до уровня страхового запаса. 

« Расчет параметров модели управления запасами с фиксированным размером заказа» «табл. 1»
№1-4 из «табл 1» - исходные данные; все позиции предполагаются  неизменными. Объем потребности в запасе определяется по плановым или прогнозным оценкам; оптимальный размер заказа рассчитывается по формуле Уилсона Q* =√( (2*A*S)/I)  где A –  затраты на выполнение одного заказа, S – объем потребности в запасе, I – затраты на содержание единицы запаса; время выполнения заказа включается длительность периода от момента принятия решения о восполнении заказа, до его доставки на склад; время задержки поставки представляет собой оценку возможного отклонения от заданного времени выполнения заказа; максимальный запас получается из расчета суммы страхового запаса и оптимального запаса; страховой запас представляет собой разницу между  «табл. 1 пункт 8» и ожиданием «табл. 1 пункт 7»; пороговый уровень рассчитывается как сумма страхового запаса и ожидаемого потребления  за время выполнения заказа.
4.1.2Модель управления запасами с фиксированным интервалом времени между заказами
Модель управления с фиксированным интервалом времени между заказами (fixed-order-in-travel model). Фиксированные интервал времени между заказами должен иметь оптимальный размер, чтобы определить его нужно сначала определить оптимальный объем заказа. Оптимальный размер заказа позволяет минимизировать затраты на содержание и пополнение запаса. Оптимальный интервал рассчитывается по формуле:
(1)
tмз – интервал времени между заказами; N -  число рабочих дней в плановом периоде, дни; Q* - оптимальный размер заказа, ед.; S – обхем потребности в запасе, ед.
Суть данной модели заключается в том, что заказы на пополнение запаса делаются в заранее определенный момент времени, через фиксированные интервалы между ними в размере, который обеспечит пополнение заказа до максимально оптимального уровня.

Исходные данные:
объем потребности в запасе, единиц;
интервал времени между заказами, дни;
время пополнения заказа, дни;
возможная задержка.
Расчетные данные:
максимальный желательный запас, единиц;
страховой запас, единиц.
Максимальный желательный запас определяется для отслеживания целесообразной загрузки площадей склада для уменьшения затрат.
Страховой запас нужен для беспрерывного снабжения поставками потребителя, в случае уменьшения запасов из-за задержки пополнения запасов.

« Расчет параметров модели управления запасами с фиксированным интервалом времени между заказами табл.2»

Расчет параметров этой модели « табл.2»: Все параметры этой модели рассчитаны тамким образом, что при саблюдении заданных границ исходных данных за время выполнения заказа запас снижаетяс с тикущего до страхового уровня. При получении поставок в срок, размер заказа восполняет запас до максимального жилатеньго уровня. При сбоях, запас обслуживается страховым запасом.
Так же как и в первой модели, эта модель содержит исходные данные в №1-4 и все позиции исходных данных не изменны. Объем потребности в запасе определяется по плановым или прогнозным оценкам; интервал времени между заказами определяется по формуле:
  (1); время выполнения заказа включается в себя длительность периода от момента принятия решения о восполнении запаса до момента его поступления на склад; время задержки поставки представляет собой оценку возможного отклонения от заданного времени выполнения заказа;  максимальный желательный запас рассчитывается как сумма страхового запаса и произведение интервала времени между заказами на ожидаемое дневное потребление «табл. 2».
Так же эта модель учитывает задержку поставки путем ограничения страхового запаса, если прогноз потребителя до момента след. поставки был точен, механизм модели предохранит потребителя от дефицита материальных ресурсов при сбоях поставок.

5.Сравнение основных моделей управления запасами
Движение запасов в системе с фиксированным размером заказа графически представлено на «табл. 4»:

«Движение запасов в системе с фиксированным размером заказа графически представлено на рис.4.»:

«Движение запаса при фиксированном интервале времени между запасами рис.5.»

Обе модели имеют необходимый набор исходных и расчетных параметров, используя которые можно спроектировать алгоритм управления запасами, ориентированный на специфические условия пополнения и потребления запаса.
Исходными данными для работы моделей управления запасами могут быть:
объем потребности в запасе
оптимальный размер заказа
время выполнения заказа
возможная задержка поставки
интервал времени между заказами
Расчетными параметрами могут быть:
- страховой запас
- пороговый уровень запаса
-максимальный желательный запас
Ключевыми параметрами могут быть:
- размер заказа
- текущей уровень заказа.
Каждая из этих моделей содержит определенный порядок действий.
Так в модели с фиксированным размером заказа заказ производится в момент достижения порогового уровня запаса, величина которого определяется с учетом времени и возможной задержки поставки. В модели с фиксированным интервалом времени между заказами размер заказа определяется исходя из наличия объемов запаса и ожидаемого потребления за время поставки. Все сочетания элементов этих моделей можно использовать для формирования большого числа моделей, отвечающим разным требованиям.
Например, предположим, что заказ исполняется мгновенно. В этой ситуации заказ можно произвести в тот момент, когда запас материальных ресурсов на складе будет равен нулю. При постоянной скорости потребления обе модели управления запасами становятся одинаковыми, потому что заказы будут производиться через равные интервалы времени, а размер заказов всегда будут равны друг другу.
В жизни для выполнения запаса нужно какое то количество времени, плюс при выполнении заказа может произойти ошибка, что приведет к большим затратам и различным видам сбоев.
Отклонения фактических показателей от запланированных:
изменение интенсивности потребления;
задержка или ускорение поставки;
поставка незапланированного объема;
ошибка учета фактического запаса, ведущие к неправильному размеру заказа.
Так же часто воздействуют возмущающие воздействия, которые отклоняют движение запаса от запланированного порядка. К ним относят:
увеличение объема потребления запаса;
задержка поставки;
неполная поставка;
занижение размера заказа.
К завышению затрат на содержание запаса приводят такие сбои, как:
сокращение объема потребления запаса;
ускорение поставки;
завышением размера заказа.
Но в данных моделях управления запасами есть возможность сгладить сбои поставки. Так, модель с фиксированным размером заказа учитывает задержку поставки, страховой запас помогает восполнить запасы при задержки поставки. Если значение возможной задержки поставки будет иметь максимальный объем задержки заказа, то механизм модели предохранит потребителя от дефицита, но если это единичный сбой.
Модель с фиксированным интервалом времени между заказами также учитывает задержку поставки, но она уменьшает страховой запас. Если прогноз потребления до момента будущей поставки был точным, механизм модели предохранит потребителя от дефицита ресурсов на складе. 
Основные системы управления запасами имеют ряд взаимных недостатков и преимуществ. Система с фиксированным размером заказа требует непрерывного учета текущего запаса на складе. Напротив, система с фиксированным интервалом времени между заказами требует лишь периодического контроля количества запаса. Необходимость постоянного учета запаса в системе с фиксированным размером заказа можно рассматривать как основной ее недостаток.
В то же время в системе с фиксированным размером заказа максимальный желательный запас всегда имеет меньший размер, чем в системе с фиксированным интервалом времени между заказами. Это приводит к экономии на затратах по содержанию запасов на складе за счет сокращения площадей, занимаемых запасами, что, в свою очередь, составляет преимущество системы с фиксированным размером заказа перед системой с фиксированным интервалом времени между заказами.[ Шепелева А.Ю. Управление запасами. Логистика (конспект лекций)
]
«Таблица сравнения основных систем управления запасами табл.5»
         Модель Преимущество   Недостаток
С фиксированным размером заказа 1.Меньший уровень максимального желательного запаса
2.Экономия затрат на содержание запасов на складе за счет сокращения площадей под запасы
3. страховой запас помогает восполнить запасы при задержки поставки 1.Постоянный контроль и наличие постоянных запасов на складе
С фиксированным интервалом времени между заказами    Отсутствие постоянного контроля
Наличие запасов на складе

учитывает задержку поставки     Высокий уровень максимального желательного запаса
2.Повышение затрат на содержание запасов на складе за счет увеличение площадей под запасы

3. уменьшает страховой запас

Отредактировано Гаврилов Артем (2014-05-25 12:52:48)